5 Hal Penting dalam Memilih Penyimpanan Dokumen dan Berkas

5 Hal Penting dalam memilih penyimpanan dokumen dan berkasSaat ini, Anda pasti sedang mempertimbangkan solusi penyimpanan yang tepat untuk Anda. Sebagian dari Anda mungkin memikirkan untuk menggunakan lemari, kabinet dokumen, hingga brankas untuk menyimpan dokumen Anda. Seperti kebanyakan orang, mudah sekali tenggelam dalam banyaknya informasi serta rekomendasi solusi penyimpanan sehingga sulit untuk memutuskan solusi yang tepat. Berikut adalah 5 hal yang harus Anda perhatikan dalam memilih penyimpanann dokumen dan berkas.

• Jenis dan kebutuhan Dokumen

Hal pertama yang perlu Anda identifikasi adalah jenis dokumen yang akan disimpan, terutama sinsitifitas dokumen yang akan disimpan. Sensitifitas dokumen ini akan berbanding lurus dengan proteksi yang akan digunakan. Beberapa dokumen tertentu juga dapat memerlukan kebutuhan kondisi temperature dan tekanan tertentu untuk menjaga informasi yang ada di dalamnya. Maka dari itu, mengetahui dengan detail jenis serta kebutuhan dokumen yang akan disimpan akan memudahkan Anda mengarahkan jenis penyimpanan yang tepat untuk Anda.

• Volume Dokumen

Selain jenis dan kebutuhan dokumen, perlu Anda pahami bahwa volume / jumlah dokumen yang Anda simpan juga berpengaruh pada penentuan jenis penyimpanan. Menentukan volume kebutuhan saat ini merupakan langkah awal yang tepat. Akan tetapi, Anda juga perlu mengalkulasi pertumbuhan volume dokumen tersebut dalam jangka waktu yang akan datang. Hal ini akan memudahkan Anda dalam memilih penyimpanan yang tepat dengan volume yang tepat di masa kini dan masa yang akan datang.

• Lokasi

Dalam menyimpan dokumen, Anda perlu mengetahui ketersediaan area untuk penyimpanan. Hal ini dapat seluas bangunan atau ruangan, hingga area kecil pada bangunan Anda. Informasi ini akan menjadi fondasi yang kokoh dalam menentukan jenis penyimpanan karena tujuan dari solusi penyimpanan adalah untuk memaksimalkan volume penyimpanan yang Anda miliki.

Memiliki ruangan yang terbatas kadang dapat menjadi tantangan tersendiri terutama apabila Anda memiliki volume dokumen yang tinggi. Dalam kasus seperti ini, Anda dapat menggunakan system penyimpanan double decker.

• Sistem Keamanan dan Proteksi

Pemilihan system keamanan dan proteksi akan dilakukan berdasarkan informasi yang ada pada bagian 1,2, dan 3. Beberapa system keamanan yang umumnya tersedia meliputi kunci manual, kunci kombinasi, digital dengan proteksi dari serangan fisik seperti pencurian hingga kebakaran. Memahami dengan baik hal tersebut akan memudahkan Anda menentukan jenis penyimpanan dan proteksinya.

• Regulasi Gedung

Aspek terakhir yang perlu Anda perhatikan adalah regulasi tempat penyimpanan akan digunakan. Hal ini menjadi prioritas apabila Anda berada di Gedung berlantai tinggi dengan batasan berat komponen yang disimpan diatasnya.

Apakah Anda mengalami kesulitan?

Konsultasikan kebutuhan penyimpanan Anda dengan Kami. Dengan pengalaman lebih dari 200 tahun, kami telah menyediakan solusi penyimpanan dari skala rumah tangga hingga perkantoran, bisnis, hingga museum.

Klik disini untuk berkonsultasi.